Se încarcă…
Din același cont pot fi administrate mai multe organizații, respectiv cea principală, cu care s-a realizat înregistrarea, și organizațiile adăugate sub aceasta, denumite organizații secundare. În practică, acestea sunt instituții din subordine, societăți din același grup ori puncte de lucru cu cod fiscal propriu, adică situații în care o singură persoană răspunde de aprovizionarea mai multor entități distincte din punct de vedere fiscal.
Fiecare organizație are datele fiscale proprii, prețurile, creditul și termenul de plată proprii, organizația pentru care se comandă fiind selectată din cont. Adăugarea se realizează integral online și parcurge aceleași verificări ca o înregistrare nouă, cu excepția datelor administratorului, care sunt deja cunoscute. Cu alte cuvinte, ușurința administrării nu se obține prin renunțarea la verificări, ci prin eliminarea etapelor deja parcurse.
Organizațiile pot fi adăugate exclusiv de administratorul de cont al organizației principale. La accesarea cu un cont asociat ori cu un cont care administrează doar o organizație secundară, formularul nu este disponibil, fiind afișat mesajul corespunzător. Măsura asigură legarea tuturor organizațiilor din grup de un singur cont responsabil, evitând situația în care entități din același grup ajung răspândite pe conturi diferite, fără o evidență unitară.
Sunt verificate automat, anterior oricărei operațiuni, două condiții suplimentare: organizația principală trebuie să fie activă, o organizație suspendată neputând prelua altele, iar o organizație secundară nu poate primi, la rândul său, alte organizații. Grupul are, prin urmare, un singur nivel, respectiv o organizație principală și oricâte organizații secundare direct subordonate acesteia.
Formularul cuprinde patru etape, identice celor de la înregistrare, cu excepția etapei privind administratorul contului:
Se introduce exclusiv codul de identificare fiscală, cu ori fără prefix, urmat de verificarea în registrul public. Toate datele fiscale sunt preluate automat, fără a fi solicitate persoanei care completează formularul.
Datele organizației sunt preluate automat, respectiv denumirea legală, calitatea de plătitor de taxă pe valoarea adăugată, forma juridică, numărul de ordine în registrul comerțului, data înființării, înrolarea în sistemul RO e-Factura, organul fiscal, codul CAEN principal și adresa sediului social. Acestea sunt afișate fără posibilitate de modificare, provenind din sursa oficială.
Tot la această etapă se completează codul IBAN al organizației adăugate, obligatoriu și verificat în timp real. Cerința are o rațiune practică precisă: organizația secundară dispune de conturi proprii, pe care se emit documentele de plată și se efectuează eventualele restituiri, acestea nefiind preluate de la organizația principală, întrucât o restituire efectuată în contul altei entități ar crea o problemă contabilă ambelor. Adresa paginii de internet este facultativă, iar adresa de poștă electronică și numărul de telefon ale organizației pot fi completate ulterior, din setările acesteia.
Organizațiile autorizate de Inspectoratul General al Poliției Române, de Inspectoratul General pentru Situații de Urgență ori de Autoritatea Națională de Reglementare în domeniul Energiei sunt recunoscute automat, după codul fiscal, din registrele oficiale, fiind afișate autorizațiile identificate, numărul licenței, valabilitatea și grupul de prețuri atribuit. Instituțiile publice sunt recunoscute după datele din registrul public și beneficiază de tratamentul aferent.
Se încarcă certificatul de înregistrare al organizației adăugate, în format PDF ori imagine, de cel mult 10 MB. Documentul este citit automat și confruntat cu datele din registrul public. Documentul este obligatoriu: o organizație adăugată din cont parcurge exact aceleași verificări ca una înregistrată separat, fără nicio excepție.
În situația în care documentul corespunde, organizația se aprobă imediat, comenzile putând fi plasate în numele acesteia. În situația unei neconcordanțe, organizația rămâne în așteptare, documentul fiind supus verificării umane, iar aprobarea este comunicată ulterior. La înlocuirea fișierului ulterior validării, validarea se reia de la început.
Ultima etapă afișează mai întâi adresa de facturare, preluată din registrul public. Facturile se emit strict către aceasta, iar adresa nu poate fi modificată din formular, ci exclusiv la sursă, prin actualizarea datelor la organul fiscal.
Sub aceasta se completează adresele de livrare ale organizației. Primul punct de livrare este precompletat cu sediul social și marcat ca atare, putând fi modificat, iar adresele suplimentare pot fi adăugate în funcție de necesități. Fiecare adresă presupune selectarea județului și a localității din nomenclatorul oficial, iar una dintre ele poate fi marcată drept adresă implicită de livrare.
Un cod fiscal poate exista o singură dată în platformă. În situația în care organizația a fost deja înregistrată, mesajul corespunzător este afișat încă de la prima etapă, fără a se crea vreo înregistrare. dabstore® nu comunică sub ce cont se află organizația și nici cine o administrează, nici măcar parțial, acestea constituind date cu caracter personal ale unei alte persoane.
În situația în care organizația ar trebui să figureze sub contul solicitantului, accesul poate fi cerut direct din acel mesaj, cu indicarea, facultativă, a motivului. Cererea este analizată de echipa dabstore®, iar soluția este comunicată în secțiunea dedicată organizațiilor. Contul care deține organizația nu este informat cu privire la identitatea solicitantului. Pe durata analizei, stadiul cererii este afișat în aceeași secțiune, iar în caz de aprobare organizația este asociată contului, ulterior verificării documentelor.
O organizație secundară nu constituie o simplă mențiune pe aceeași factură, ci un client distinct. În consecință, aceasta dispune de:
Organizația pentru care se lucrează la momentul adăugării produselor în coș este, prin urmare, determinantă, iar nu o alegere care poate fi corectată ulterior pe factură.
Organizația activă se selectează din meniul contului și din coș, anterior transmiterii comenzii. Comutarea nu constituie o simplă preferință de afișare: prețurile din coș se recalculează pentru organizația selectată, iar comanda se facturează pe aceasta. În situația în care coșul conține deja produse, comutarea presupune o confirmare prealabilă, tocmai pentru ca recalcularea să nu treacă neobservată.
Organizațiile aceluiași cont funcționează frecvent în aceeași locație. În consecință, o adresă de livrare rămâne unică, aparținând organizației care a creat-o, și poate fi pusă la dispoziția celorlalte organizații din grup, modificarea acesteia producând efecte pentru toate. Fiecare organizație poate marca drept implicită oricare dintre adresele vizibile pentru ea.
În situația în care o organizație secundară nou adăugată nu dispune încă de o adresă implicită proprie, aceasta o preia pe cea a organizației principale, pentru a nu bloca finalizarea comenzii. La selectarea unei adrese proprii, preluarea încetează. Adresa de facturare nu se preia niciodată, aceasta fiind adresa fiscală proprie fiecărui cod fiscal.
Conturile asociate pot lucra și pentru organizațiile secundare, în măsura în care dreptul le este acordat din secțiunea dedicată conturilor asociate. Drepturile sunt acordate de administratorul de cont al organizației principale, organizația devenind imediat disponibilă în comutatorul și în coșul contului asociat, fără a fi necesară reautentificarea.
Solicitările privind adăugarea unei organizații se transmit telefonic la +40 371 789 792 ori la contact@dabstore.ro, de luni până vineri, între orele 08:30 și 17:00. Este disponibil și formularul din pagina de contact. A se vedea și Cum mă înregistrez.