Se încarcă…
Cum adaug organizații secundare
Din același cont poți lucra pentru mai multe organizații: cea principală, cu care te-ai înregistrat, și organizațiile pe care le adaugi sub ea. Le numim organizații secundare: instituții din subordine, firme din același grup, puncte de lucru cu CUI propriu. Fiecare are datele ei fiscale, prețurile ei, creditul și termenul ei de plată, iar tu alegi din cont pentru care dintre ele comanzi în acel moment. Adăugarea se face online, în pagina „Organizațiile mele” din contul tău, și trece prin aceleași verificări ca o înregistrare de la zero, minus datele tale personale: pe acelea le avem deja.
Cine poate adăuga o organizație
Poate adăuga organizații doar administratorul de cont al organizației principale. Dacă intri cu un cont asociat sau cu un cont care administrează doar o organizație secundară, formularul nu îți apare, ci un singur rând de text: „Doar administratorul organizației principale poate adăuga organizații noi sub cont.” Este o măsură simplă de ordine: organizațiile din grup se leagă toate de un singur cont responsabil.
Mai sunt două condiții, verificate automat înainte de orice: organizația principală trebuie să fie activă (o organizație suspendată nu poate lua altele sub ea) și o organizație secundară nu poate primi, la rândul ei, alte organizații. Grupul are un singur nivel: o principală și oricâte secundare direct sub ea.
Cei 4 pași ai adăugării
Formularul are patru pași, aceiași ca la înregistrare, fără pasul „Administrator cont”:
- CUI / CIF - introduci codul fiscal al organizației pe care o adaugi.
- Organizație - verifici datele aduse automat din ANAF și completezi contul bancar.
- Documente - încarci Certificatul de înregistrare și îl lăsăm validat automat.
- Adrese de livrare - prima adresă vine deja completată cu sediul social din ANAF.
Pasul 1: CUI-ul organizației
Scrii doar CUI-ul (cu sau fără prefixul RO) și apeși „Verifică la ANAF”. Atât. Datele fiscale le luăm noi din registrul oficial, nu se completează nimic de mână.
Pasul 2: datele oficiale, contul bancar și grupul de prețuri
Datele organizației se completează singure din ANAF: denumirea legală, starea de plătitor de TVA, forma juridică, numărul de la Registrul Comerțului, data înființării, înrolarea în RO e-Factura, organul fiscal, codul CAEN principal și adresa sediului social. Sunt read-only, adică le vezi dar nu le poți schimba, pentru că vin direct din sursa oficială.
Tot aici completezi IBAN-ul organizației noi, obligatoriu și verificat live: organizația secundară are conturile ei, nu le moștenește pe ale principalei, fiindcă pe ele se emit documentele de plată și pe ele se fac restituirile. Site-ul web este opțional, iar e-mailul și telefonul organizației le poți completa mai târziu, din setările ei.
Dacă organizația este autorizată IGPR, IGSU sau ANRE, o recunoaștem automat după CUI în registrele oficiale și îți arătăm aici caseta cu autorizațiile găsite, numărul licenței, valabilitatea și grupul de prețuri în care intră. Instituțiile publice sunt recunoscute după datele din ANAF.
Pasul 3: certificatul CUI/CIF, validat automat
Încarci Certificatul de înregistrare (CUI / CIF) al organizației pe care o adaugi: PDF sau fotografie făcută cu telefonul (JPG, PNG, HEIC, WEBP), de maximum 10 MB. Apoi apeși „Validează documentul cu AI” și în câteva secunde documentul este citit automat (Anthropic AI) și confruntat cu datele din ANAF. Documentul este obligatoriu: o organizație adăugată din cont trece exact prin aceleași verificări ca una înregistrată de la zero.
Dacă documentul corespunde, organizația se aprobă pe loc și poți comanda imediat în numele ei. Dacă apare o neconcordanță, organizația rămâne în așteptare, documentul intră la verificare umană și te anunțăm imediat ce e aprobată. Dacă schimbi fișierul după validare, validarea se reia: nu trece mai departe un document pe care nu l-am văzut.
Pasul 4: adresele de livrare
Ultimul pas îți arată întâi adresa de facturare, adusă din ANAF: facturile se emit strict către ea și nu poate fi schimbată din formular, ci doar la ANAF. Sub ea completezi adresele de livrare ale organizației. Primul punct de livrare vine deja completat cu sediul social și poartă marcajul „completat din ANAF”; îl poți rescrie, iar dacă primești marfă în mai multe locuri adaugi câte adrese ai nevoie. Fiecare adresă cere județul și localitatea din nomenclatorul oficial, iar una dintre ele o poți bifa drept adresă implicită de livrare. La final apeși „Adaugă organizația sub cont”.
Dacă organizația este deja înregistrată
Un CUI poate exista o singură dată în dabstore. Dacă organizația a fost deja înregistrată, primești imediat, încă de la pasul 1, un mesaj care îți spune asta. Nu se creează nimic și nu pierzi nimic.
Nu îți spunem sub ce cont se află și nici cine o administrează, nici măcar mascat: sunt datele personale ale altui om, iar faptul că cineva tastează un CUI nu este un motiv să i le arătăm.
Dacă organizația ar trebui să fie sub contul tău, apeși „Cere acces” chiar din acel mesaj și, dacă vrei, scrii pe scurt de ce lucrezi pentru ea. Cererea ajunge la echipa dabstore, o verificăm și îți răspundem tot aici, în pagina „Organizațiile mele”. Contul care ține acum organizația nu află cine a întrebat. Cât timp cererea este în lucru îi vezi starea în aceeași casetă, iar dacă e aprobată legăm noi organizația de contul tău, după verificarea documentelor. Dacă preferi să vorbești cu un om, ne găsești oricând prin pagina de contact.
Fiecare organizație are prețurile, creditul și termenul ei de plată
O organizație secundară nu este o etichetă pe aceeași factură, ci un client în toată regula. Asta înseamnă că are:
- grupul ei de prețuri, deci prețurile pe care le vezi se schimbă când comuți pe ea;
- plafonul ei de credit și consumul lui, calculate separat;
- termenul ei de plată, care ajunge ca scadență pe factură;
- datele ei fiscale, pe care se emite factura, înghețate pe comandă în clipa plasării;
- comenzile și facturile ei, pe care le vezi filtrate per organizație în listele din cont.
De aceea contează pentru care organizație lucrezi în momentul în care pui produse în coș.
Cum comuți între organizații
Organizația activă se alege din capul meniului contului, din caseta „Lucrezi pentru”, și din coș, chiar înainte de a trimite comanda. Comutarea nu este o simplă preferință de afișare: prețurile din coș se recalculează pentru organizația aleasă, iar comanda se va factura pe ea. Dacă ai deja produse în coș, îți cerem confirmarea înainte, ca prețurile să nu ți se schimbe pe nesimțite.
În pagina „Organizațiile mele” le vezi pe toate la un loc, cu numărul de comenzi și valoarea lor cu TVA, cu marcajul organizației principale, cu butonul de comutare și cu legătura către comenzile fiecăreia.
Adresele de livrare se pot folosi în comun
De multe ori organizațiile aceluiași cont stau fizic în același loc. De aceea o adresă de livrare rămâne una singură, a organizației care a creat-o, și poate fi pusă la dispoziția celorlalte organizații din grup: corectezi strada într-un singur loc și e corectă peste tot. Fiecare organizație poate marca drept implicită oricare dintre adresele vizibile pentru ea.
Iar dacă o organizație secundară nou adăugată nu are încă o adresă implicită a ei, o moștenește pe cea a organizației principale, ca să nu rămâi cu coșul blocat pe „Alege adresa”. În clipa în care îți alegi tu una, moștenirea nu se mai aplică. Adresa de facturare nu se împrumută niciodată: ea este adresa fiscală de la ANAF, proprie fiecărui CUI.
Colegii pot primi acces la organizațiile secundare
Conturile asociate pot lucra și ele pentru organizațiile secundare, dacă le dai dreptul din pagina „Conturi asociate”. Drepturile le împarte tot administratorul de cont al organizației principale, iar organizația apare imediat în comutatorul colegului și în coșul lui.
Ai nevoie de ajutor?
Dacă te blochezi la adăugarea unei organizații sau nu ești sigur sub ce cont ar trebui să stea, ne găsești la telefon +40 371 789 792 sau pe e-mail la contact@dabstore.ro, de luni până vineri, între 08:30 și 17:00. Poți folosi și formularul din pagina de contact. Răspundem de regulă în aceeași zi lucrătoare.